海外とのコミュニケーションには貸し会議室でWeb会議がおすすめ!

新型コロナの影響で海外との行き来が難しくなってきました。

以前は香港へ日帰り出張をするというビジネスマンのお話もよく伺っていましたが、現在では不可能です。

そこでおすすめはWeb会議。

しかしWeb会議は環境次第でかなりストレスになってしまいます。スムーズなWeb会議のためには確実なネット環境が必要です。

また相手が支社ではなく、取引先に場合は自社のイメージを良くするために背景も大切になってきますね。

そこでおすすめはネット環境が充実し雰囲気の良い貸し会議室です。今回は貸し会議室でのWeb会議のメリットについてお話しします。新型コロナ感染の心配がなくなってからも紹介するメリットが多々ありますので、これからはWeb会議が主流になって来るのではないでしょうか?

Web会議をするメリット

web会議

まずWeb会議を取り入れるメリットを紹介します。

コミュニケーションをとりやすい

海外の企業とのコミュニケーションは電話やメールですることも多いかと思いますが、書いた文章では誤解が生じることが少なくありません。よくネット上で「炎上」と呼ばれる事態が起きるのも、文字だけのコミュニケーションが原因の一つです。

それは顔を見ることができないので、言葉のニュアンスを掴みにくいからです。ちょっとした連絡ならメールや電話でも十分ですが、新商品の紹介や契約内容についてはやはりフェイストゥフェイスが理想的。

Web会議やテレビ会議でのコミュニケーションなら相手の表情が見え、理解しているのかどうかもすぐわかります。疑問点もすぐに解決することができるでしょう。

取引先と良い関係を保つためにWeb会議は必須といっても間違いないでしょう。

コストダウン

会議をするコストが期待できます。特に海外への出張は、新型コロナがない時代でもコストの点ではデメリットでした。

コミュニケーションを煩雑に取らなければならない業種では特にコスト削減となるでしょう。

Web会議をする貸し会議室の選び方

貸し会議室

Web会議を自社の会議室でしようとすると、導入のための費用がかかります。機材やウェビナーシステム、ネット環境など多様です。

そこでWeb会議をスムーズにするためには貸し会議室がおすすめです。ここでは貸し会議室の選び方を解説します。

ネット環境が良好

Web会議やテレビ会議で最も大切なことはネット環境が良好かどうかです。途中で映像や音声が途切れてしまうと、スムーズにコミュニケーションが取れません。

通訳の人がうまく訳せなかったり、意味が間違えて伝わったりします。

サポートがある

トラブルが起きた際にすぐにサポートしてくれる体制がある貸し会議室がおすすめです。どんなに安定したネット環境でも、慣れていないとトラブルが発生します。

サポートのある時間帯をチェックしておきましょう。

機材がそろっている

一対一のシンプルな対談ではなく、複数人が参加する会議であればさまざまな機能をもった機材ひ必要です。映像などを利用してより詳細にプレゼンテーションができるように必要なシステムがあるかどうかを確認しましょう。

自分たちがどのような会議をするのか、その際にどのような機能が必要になるのかなどをしっかり洗い出したうえで、システムを選ぶようにしましょう。

操作のしやすい機材

機材がそろっていても操作が難しすぎるとサポートに頼ってしまいますね。いつも同じ貸し会議室で同じ機材を使うようにすると、トラブルが生じにくくスムーズです。

Web会議は貸し会議室で

Web会議

Web会議の便利さが浸透すると、新型コロナが治った後もWeb会議を利用する企業が増えていくことが予想されます。Web会議ができるように社内に設備投資をするのも一つの方法ですが、貸し会議室なら常に最新の機材を利用できます。

また気分を変えるというメリットもあります。

利用しやすい貸し会議室を、ミーティングナビで検索して見つけましょう!

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