ペーパーレス会議はコロナ対策にもおすすめ|メリットとデメリット

対面で行うペーパーレス会議やオンライン会議に効率化を促進できるペーパーレス会議の方法とメリット・デメリットを紹介します。
以前からエコロジー的な立場でおすすめされていたペーパーレス会議ですが、コロナ対策にもなると、さらに利用する企業が増加中です。

オーストラリア連邦科学産業研究機構(CSIRO)の調査によると新型コロナは紙の上で28日間生き続けるそうです。できるだけ紙の配布を少なくし、自身のタブレットやラップトップを使った方が安心です。

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議

必要書類をプリントアウトしないで、直接データを参加者に送るペーパーレス会議のメリットはたくさんあります。

会議資料準備の負担が減る

資料をプリントアウトして束ね、参加者に配布するなど会議の準備には時間がかなりかかっていました。ペーパーレス会議の最大の魅力は、会議のための準備が簡略化されることです。

資料の印刷、配布、差し替えなど、会議準備にかかる手間は膨大です。ペーパーレス会議を導入したほぼ100%のお客様が効果として挙げられるのは、この「準備の手間がなくなった」という点です。

参加者が資料をきちんと確認するようになった

資料が鮮明になり読みやすくなることもメリットです。老眼などで小さい文字が読みづらい場合も、拡大して読むことも可能です。

また用意する方も、同じ資料を何度も利用したり組み合わせて再利用したりできます。紙の場合は劣化するため再利用はできません。

費用削減

印刷代や紙代などの料金が節約でき、保管の必要もありません。参加人数がはっきりわからない場合は、余分に印刷をする必要もありましたが、これも不要です。

費用節約のため、カラー印刷を少なめに設定していた場合も、カラーを利用することが可能で、また写真も多く取り入れられます。

セキュリティ面

紙の資料は、どこで誰が見ることになるのかわかりません。会議に出席した人が紛失する可能性も少なからずあります。そのため情報が漏れてしまうかもしれません。

その点、ペーパーレス化すると、アクセスや閲覧期間の制限をして確実にセキュリティリスクを減らすことが可能です。

ペーパーレス会議のデメリット

デメリット

ペーパーレス会議にはメリットが多いですが、デメリットもあります。しかし技術の進化で少しずつ解決できるものばかりです。またそれぞれが工夫することで解決できるかもしれません。

メモをしにくい

紙の資料なら、マーキングしたりメモ書きしたりが簡単でしたがタブレットの場合文字をきれいにかけないという問題があります。手書き操作性が高いタブレット端末を用意する必要があります。

資料を並べて比べられない

紙の資料なら複数の資料を並べて比較しながら同時に確認することが可能でしたが、ペーパーレス化するとタブレットの画面の中でしか閲覧できないため、同時に見ることは不可能です。

またタブレットなどのデバイスを起動するのに時間がかかりもどかしく感じる場合もあります。しかし徐々にデバイスも進化し起動に時間がほとんどかからなくなったり、ページからページへ簡単にアクセスできるようになりつつあります。

ITリテラシーが必要

タブレットやPCを会議に使うことに抵抗のある人も、まだいらっしゃるようです。これも慣れですから少しずつ解決していくのではないでしょうか。ただし、実際に利用ができない方もいらっしゃるので、最初は紙の資料も何部が用意しておいた方が良いでしょう。

ペーパーレス会議で効率アップ

ペーパーレス会議

ペーパーレス会議によるメリットとデメリットを紹介しました。ペーパーレス会議は、コストや業務を削減できます。特にオンラインでの会議の場合は、資料を渡す手間も省けます。ただし、慣れない人もいることを忘れず、またシステムの変更によってもたついて会議がうまく進行しないということがないようにしたいものです。

最初は少人数の会議からトライしてみてはいかがでしょうか。

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