セミナー成功の秘密は会場にあり!貸し会議室を選ぶ4つのポイント

セミナーを開催する際、会場選びが大切です。会場の場所などで行って見たいと思う場合もあれば、反対に参加したく無くなる場合もあります。セミナーの内容も大切ですが、まずは行きたい、参加したいという気持ちになって、実際に参加してもらうことが必要です。

また、会場の雰囲気も大切です。もちろんどんなにひどい場所でも内容がよければ満足する顔知れません。しかし会場に入ったときの第一印象でその日の気分が変わります。素敵なデザインの食器で食事をしたときとプラスチックの使い捨て容器での食事では美味しいと感じる度合いが変わりますよね?気分が悪いと点数が辛くなるのも、残念ながら真実です。

また参加したいという気持ちになってもらいリピート率を上げるためにも、慎重に会場を選びましょう。

アクセスの良さ

アクセス・駅

やはり何と言っても行きやすい場所にあることが必須条件です。もちろんすべての人にとって便利な場所にすることは難しいですが、複数の沿線が乗り入れられるターミナル駅、例えば東京であれば池袋駅や新宿駅などなら埼玉・千葉からもアクセスしやすいです。また周辺に行きたいショップやカフェがあればわざわざ出かけることも苦にならないはず。

雨が降ってもできるだけ濡れずに行ける会場であればさらに良いです。できるだけ駅から近く、迷わずに行ける場所を選びましょう。

会場の広さ

会場

会場は基本的に貸し会議室をレンタルすることが多いと思います。貸し会議室には、最大収容人数が記載されていますが、その際、スクール形式かシアター形式か、椅子の並べ方をチェックすることが必要です。

スクール形式は椅子と机を正面に向けて並べたスタイルです。一方シアター形式は椅子だけを正面に向けて並べたスタイルで、同じ広さであればシアター形式の方が人数を多く収容できます。しかしセミナーでは机があった方が良いのでスクール形式での人数を選びます。

会場はあまり広すぎてもよくないのですが、窮屈すぎてもNGです。参加者が持っている荷物を置けるスペースもある程度あることもチェックしましょう。

設備とサービス

お弁当

セミナーに必要な備品はセミナーの形式などによって異なります。基本的にプロジェクター、スクリーン、マイクなどが必要です。できれば、参加者の受付テーブルが置けると参加費の支払いなどがしやすいです。また、演台や縁台に飾る花などがあるとセミナーの雰囲気がアップします。

セミナーが午前中から午後にかけて行われるような場合は、昼食についても考慮が必要です。近所にレストランやカフェ、コンビニなどがあるかどうかのチェックしておき、参加者に案内をすると親切です。

貸し会議室によって飲食物を持ち込める場合と持ち込めない場合があります。持ち込める貸し会議室を選んだ方が参加者に親切です。また、お弁当の配達をしてくれる貸し会議室もあります。

またゴミについての規定も知っておきましょう。出たゴミを回収してくれる貸し会議室もありますが、貸し会議室経由で注文したお弁当や飲み物のゴミ以外は持ち帰りが原則の貸し会議室がほとんどです。その場合は主催者が参加者のゴミを処理するために、ゴミ袋などを用意しておきましょう。

会場周辺の環境

エントランス

貸し会議室の環境も大切です。周囲の騒音で集中できないとセミナーは失敗に終わる可能性が高まります。貸し会議室の音漏れや隣の部屋との仕切りなども確認しましょう。

エントランスがゆったりしている建物は第一印象が良いです。早く来すぎてしまった際にゆったり待てるロビーがあるかどうかもチェック。

貸し会議室を借りる際は、実際に自分の目で見て選ぶようにしましょう。部屋の広さ、エントランス、駅からのアクセスがわかりやすいか、周辺に飲食店があるかなど。特に、セミナー終了後に懇親会をしようと思っている場合は、適切な飲食店があるかどうかもチェックし、費用も確認しましょう。

セミナー成功の鍵は会場選び

セミナーで成功するためには、良い内容のセミナーを用意することはもちろんですが、会場選びがとても重要です。チェックポイントは次の4点。

  • アクセスの良さ
  • 会場の広さ
  • 設備とサービス
  • 会場周辺の環境

まずは貸し会議室をネットで探してみましょう!

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