ポモドーロテクニックで効率を上がる!仕事にも会議にも活かせる

効率的な時間管理術、「ポモドーロテクニック」とはどのようなシステムなのかを説明します。時間を管理すれば、趣味に費やす時間も増えます。また、停滞しがちな会議で、ポモドーロテクニックを取り入れて生産的な意見交換のバニできます。

ポモドーロテクニックとは

ポモドーロ

ポモドーロテクニックとは1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロさんが提案した効率的に仕事ができる時間管理術のことです。25分間集中して仕事をし、5分休みを間に入れます。これを4回繰り返します。

ポモドーロとはイタリア語でトマトのことですが、イタリアのキッチンタイマーの形がトマトが典型的だったため、この名前がつきました。この時間管理術を始めた1980年代は、まだスマホがなかった時代です。現在はタイマーはスマホのアプリでOKですが、あえてアナグロなキッチンタイマーを使っても良いかもしれません。

この方法は仕事や家事、勉強など長時間続けなければならないことをするときに効率的になります。実際のところ人間は長時間集中することができないのです。

ポモドーロテクニックを効率よくこなすには

ポモドーロテクニックでさらに効果的に進めるポイントを上げていきます。

ToDoリストを作る

ポモドーロテクニックでタスクを実行する場合に大切なことは、仕事(または勉強)を始める前に、タスクを書き出してリストを作成します。そして25分で区切ってその間にできたことをチェックしていきます。

タイマーが鳴ったらおしまい

あと3分あれば仕上がるのにと思って、タイマーが鳴っても無視して作業を続けるのはNGです。もう少しと思ってもさっとやめて休憩に入るのが正解。それが気持ちを新たにし、頭をスッキリさせ、効率よく動けるようになるために必要なのです。

25分で何をしたかを記録

記録することが大切です。ポモドーロテクニックで管理して作業を続けた結果、どのくらい効率が上がっているかがわかります。25分でできることが増加して行くことも楽しみです。

記録を見て反省

自分の実行したタスク、それぞれが合計どのくらいの時間で終わらせることができたのかを確認します。なぜ、こんなに時間がかかってしまったのかを一項目ずつ考えることは、これからさらに効率的に仕事をしていく上で大切です。

なぜポモドーロテクニックは効果があるのか

有効

上記のようにポモドーロテクニックは簡単なシステムです。なぜ今こんなに注目されるのでしょうか?ポモドーロテクニックをシリロさんが提案していた時代より、今はもっと集中できない要素がたくさんあるためです。

仕事関係のメールが入っているかもしれない、新しい業界のニュースをチェックしたい、宣伝用に作っているSNSに何か新しい動きがあるかもしれない。このような邪念は1980年代にはほとんどありませんでした。

たまに電話で仕事が中断されることがある程度で、基本的にはもっとタスクに集中できる状態だったのです。作業時間が25分なら、少し我慢して作業を続けていけます。25分間は何があっても作業を中断しないと決めて、集中する訓練を積み重ねるのです。

会議にもポモドーロテクニックが使える?

会議

会議で25分ごとにタイマーを鳴らすことは抵抗があります。作業は時間がきたらやめることができますが、会議では誰かが発表しているときに中断することはできません。しかしだらけた空気を打開するためには、ポモドーロテクニックは有効です。ただし、タイマーは使わず、ファシリテーターが自分の時計で確認します。

ポモドーロテクニックの考えを入れた会議の進行

ファシリテーターが、その日に会議で議論することをリストにします。(これはToDoリストを作ることに当たります)タイマーは鳴らしませんが、集中力が途切れてきたなと感じたときに少し空気を変えていきます。話し合ったことをホワイトボードに書き上げて、今まで決まったこと話が途中になったことを確認します。

なぜ有効か?

会議で意見が出なくなり、みんなが黙ってしまうことがあります。その理由としては

  • 集中力が途切れて何を話しているのかわからない
  • 今、言いたいことができたが既に誰かが言ったかもしれない
  • 眠くて何も話したくない

というようなことが考えられます。会議の内容を話して休憩を入れることでその間に考えがまとまり、自分の意見が必要かどうかがわかる、休憩中に眠気覚ましができます。休憩の後でもっと有効な話し合いが始まります。

ポモドーロテクニックをいろいろな場面で

ポモドーロテクニックで成功

人が集中できる時間は限られています。ポモドーロテクニックはあらゆる場面で利用できる、有効なテクニックです。だらだらとすることが何をしている時でも、結局時間の無駄になります。ポモドーロのためのアプリもダウンロードできるので、今日から生活にとりいれてみてはいかがでしょうか。

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