ホワイトボードの有効利用が会議を活性化する!使い方次第で時間短縮

ホワイトボードを会議で使いこなしていますか?学校の授業でも、黒板を上手に使う先生の授業はわかりやすかったですよね。会議でもホワイトボードを上手に使えば、能率が上がり時間短縮もはかれます。今回はホワイトボードの有効な使い方を紹介します。

ホワイトボードを使う目的は?

ホワイトボード

会議でホワイトボードを使う目的は大きく分けて次の3点です。目的に合う使い方をしているか、一度考えてみましょう。

会議でこれからすることを全員で共有

これから何について話し合うのか、目的は何なのかをホワイトボードに書き出して共有します。もちろん、口頭で説明できますが可視化する方が頭にインプットしやすく、理解しているため意見も出やすくなります。

会議の流れを共有

ホワイトボードに会議で話し合ったことをその都度記載していくと、何を話しているのか、今何を考えるべきなのかがわかり話し合いに積極的に参加できます。

会議での結論を共有

会議で決定したことを、次々とホワイトボードに記述していくと参加者が理解しやすいです。ただ聞いているだけですと、誤解がある場合があり次の議題でトンチンカンな質問や意見が出てくる可能性もあります。また、理解してないという不安から、意見を言いづらくしている場合も。

ホワイトボードを使うメリット

メリット

  • 会議の流れや決定されたことがちゃんと認識できるため、同じような意見が出なくなり無駄な時間を省けます。
  • 聞き間違いや思い違いが起きにくくなり、すれ違いの意見が出ません。説明をし直す必要もないため、時間の無駄が少なくなります。
  • ホワイトボードを一緒に見ることで一体感を感じられます。長時間の会議はつい集中力が欠けてしまう瞬間があって、雰囲気がだれてきますが、そのようなことが少なくなります。
  • ホワイトボードを撮影しておくと議事録を作りやすくなります。また参加者も撮影して残しておけば、会議で決まったことをいつでも確認可能です。

ホワイトボードの使う際の注意事項

ホワイトボード

ホワイトボードをさらに効果的に使うために意図して起きたいことを紹介します。

必要事項は会議前に記入しておく

本日の議題やアジェンダに当たる項目を前もってホワイトボードに書いておくと時間の節約になります。会議が始まってから書くと雰囲気がだらけてしまいます。ファシリテーターが会議が始まる前に用意しておくとスムーズです。

ファシリテーターが書く

会議を進行している人が話し、書記が板書するという形よりも、ファシリテーターが話しながら書いた方が効果的です。どうしても板書と会議進行のスピードが乱れると、参加者の気が散ってしまいます。

ホワイトボードに書いたことを指し示す

結論をいうときはホワイトボードを指し示して、耳と目の両方から情報が入るように伝えます。ホワイトボードに書いていることを消す場合も、一度その部分を読み上げて確認してからにすると記憶に残りやすいです。

わかりやすく書く

どの席に座っている人からも読める文字で書くことが大切ですが、だからと言って大きな文字が良いわけではありません。大きな文字はスペースを取ってしまうので、一つのテーマの話し合いをホワイトボード内に納めるように工夫しましょう。

マーカーの色を使い分けて書くとわかりやすくなります。とはいえ、あまり色の数が増えると反対にわかりにくくなるので黒以外に多くても2色くらいが適当です。また要点をまとめて書くことが大切です。

ホワイトボードを使って会議の時短を

ホワイトボード・貸し会議室

以上のようにホワイトボードを上手に活用すれば、参加者の集中力が継続し効率的に会議を進行可能です。どのようにホワイトボードを使うかを考えて、必要であればもう一台余分に設置するようにしましょう。

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