セミナーに最適な貸し会議室の見つけ方!レンタルスペースで集客に差が出る

セミナーの種類にも依りますが、レンタルスペースの場所で集客がずいぶん変わります。まず、交通の便利が良いことが重要ですが、それ以上にイメージに合う場所であることも大事です。一度は集客に成功してもセミナーの場所選びが悪いと、その後の評判に影響してしまいますから慎重に選ぶ必要があります。

アクセスしやすい駅、イメージの良い駅

有楽町

セミナー参加者は、多方面からいらっしゃいます。どこで開催するかはとても重要なポイントです。
あらゆる路線が利用できる駅を選び、どこからでもアクセスしやすい場所を選びます。地方からの参加もある場合は、東京、品川、浜松町など飛行機や新幹線利用の方に便利な駅近くの会場を選びます。セミナー参加者がどこからいらっしゃるのかをシミュレーションしてどの駅にするかを考えます。
また、駅のイメージも大切です。どこで開催されるセミナーなのかで行きたい気持ちが左右されます。

駅近などすぐに見つかる場所かどうか

地方から参加の場合だけではなく、地元在住者でも初めての場所を探すことはなかなか難しいです。そのため、できれば駅近で簡単に見つけられるアクセス良好な場所が理想的です。また、目印になりやすいホテルや公共施設がある場所があるとベターです。できればセミナーを開催する場合を決める前にご自分でチェックした方が良いでしょう。

アクセスが悪い場所の場合、案内看板が置けるかどうか、会場が用意してくれた地図はわかりやすいかどうかをチェックしてください。

建物やエントランスの雰囲気

貸し会議室エントランス

セミナー会場に入るときに目につくものは心理的にかなり影響を与えます。建物のエントランスが開放的で明るく、清潔な雰囲気であるかどうか、またセミナー会場が入っている建物のその他の入居者の状況などです。

事業に成功する、売上アップなど経営方法のセミナーで薄暗くて不衛生な雰囲気のビルですとセミナーを受ける前に気持ちが萎えてしまうかもしれません。

また会場入り口に受付を置けるかどうかのチェックも大切です。受付があるとセミナーの主催者に対する信頼感も高まりますし、中に入りやすくなります。

部屋の大きさの確認

セミナーの種類や方式によっても適切な広さは異なりますが、それでも隣の人とあまりくっついた状態ではない方が快適です。特に知らない人が集まる場所ですから、会社のミーティングとは快適な密度が異なります。

貸し会議には目安になる定員が記述されていますが、定員の8割くらいを基準に考えておきましょう。もちろん定員●名と書いていてもそれぞれの会議室で数値に差がありますから、人数よりも数値化された会議室の広さを確認し、比較します。

備品についてチェックする

貸し会議室備品

セミナーの種類にもよりますが、必要なものはプロジェクターやスクリーン、ホワイトボード、マイク、レーザー、スピーカー、レーザーポインターなどがあるかどうかをチェックします。貸し会議室によっては、スクリーンやホワイトボードなどが設置されている施設もありますが、備品によってはオプションになり別途料金が必要な場合があります。別途料金を計算すると、予算オーバーになってしまうことがありますから借りる前にチェックが必要です。

スクリーンの大きさや位置を確認すること、プロジェクターの照度が低すぎないか、レーザーポインターやスピーカー、マイクの音質などもチェックしておきましょう。セミナーでサイトを利用する可能性がある場合は、Wi-Fiの状況は必須です。

その他、PC持参で参加するタイプのセミナーの場合は参加者の机のそばにコンセントがあるかどうかも重要です。

キャンセルをした場合の対応

特にセミナーを初めて開催する場合は、集客がなかなか難しく人が集まらない場合もあります。また天候や家族問題などセミナーを中止にしなくてはならなくなるかもしれません。会場によってキャンセル料の取り扱いが異なります。

適正なキャンセル料でキャンセルできるかどうかも確認しておく必要があります。

ケータリングの可能性か

ケータリング

セミナーの後で懇親会を開く場合、別会場への移動という方法もありますが、できれば全員に参加して欲しいものです。懇親会を開くと、セミナーに関するフィードバックもいただけますし、次回のセミナー参加にもつながります。

セミナーと同じ場所で懇親会を行えば気軽に参加できるため出席率が高まります。ケータリングが利用できるセミナー会場ですとそのまま懇親会ができることがメリットです。その場で懇親会をするセミナーであることを明記することでセミナーの魅力を伝えられます。

セミナーの場所で次回の集客に差が出る

またセミナーが開催されたら行きたい!と思わせるセミナーは、もちろん内容も大切ですが、場所に選び方でかなり差が出ます。まず場所で参加者の心を掴むことが大切です。

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