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貸会議室を探す時のポイント

貸会議室を探す際、皆様はどんな所を確認して会場を選んでいますでしょうか?

もちろん金額面での基準は大きいでしょう。会場の綺麗さ、駅からの近さ、使い馴れた会場 等々、選ぶ基準は人それぞれかと思います。
ここではそんな貸会議室を探す際に、皆さんが主に重視されているポイントをまとめてみました。
「安くて綺麗で駅から近い!」のような、全てを満たしてくれる会場と言うのはなかなかありません。どこを重視するのか?を本ページを参考にしていただき、実際に会場を見に行く際のチェックポイントとして役立てていただければと思います。


1.料金

単に「料金」っと言っても各社料金の設定方法が異なります。
1時間単位の料金設定の会場や、長く使うと安くなる会場、9時~17時など利用できる時間帯が決まっている会場等様々です。
計算方法としては利用用途により皆さん下記のような形で比較されています。

① : 1時間あたりの1人あたり単価
② : 1時間あたりの1㎡あたりの単価

単純に人数で探してしまう人も多いですが、お客様に安く提供するため、極力机・イスの間隔を詰めて配置している会場や、快適に利用してもらうため机・イスの間隔をかなり広くしている会場もあります。とにかく参加者全員が納まればよい!っと言う場合には①の1人あたり単価で比較するのが適しています。
逆に大切なお客様を呼び、長時間に渡る長い会議・セミナー等を開催される場合は、会場の面積を収容人数で割り、一人あたりの広さを比較してみるのもよいですね。

展示会やイベントを行う際の「スペース」として貸会議室を利用される場合には、②の1㎡あたりの単価で比較するのが適しています。当たり前かとは思いますが、一人あたりの単価で比較してもしかたないですからね。
スペースとして利用する場合には、「部屋の形状」も気をつけなければならないでしょう。受付を配置しよとするとどうしても無駄なスペースができてしまう!等と言った事は非常に多いです。実際にレイアウトした場合もイメージして比較するようにしましょう。


2.会場の綺麗さ

ここも非常に重要なポイントであるかと思います。基本的には綺麗な会場程利用料金は「高く」なります。ただ貸会議室業界はまだまだ業界が成熟しておらず、料金には正直なところバラツキがまだまだあります。「え?こんな綺麗な会場がこの料金?」なんて会場も実際にありますので、ぜひ様々な会場を見てみてください。
※ 新規OPENの会場等は要チェックですね!

また、建物は古いけど、内装は非常に綺麗に作りこんでいる会場も多いです。実際建物の中に入ってしまえば建物の古さなんてあまり関係ありません。長い時間過ごす空間ですので、室内はもちろんの事、共有部の内装などもしっかりと確認しておきましょう。

3.駅からの距離

大切なお客様を呼ぶ上で、最寄駅からの距離も大切なポイントです。もちろん近いほうがよいかとは思いますが、近いけど実際に行ってみると初めてその駅に来た人に取っては非常に分かり辛いなんて事も多いです。特に都内の地下鉄の駅等は出口が多く、上がる出口の階段を間違えてしまうとたどり着くのが非常に困難な駅もあります。逆に駅から少し離れているけど、大通りをまっすぐ行けば着く会場は、運営者としては案内がし易い事も多いです。

初めてその駅に来る人の気持ちになって考える事も重要ですね。


4.オプション備品の料金

室料のみで比較しがちなのですが、オプション備品の料金も忘れてはいけません。オプション料金を含めた金額の利用料金で比較するようにしましょう。 また、プロジェクタなどはスペックの低いタイプですと3~4万程度で購入できるようになってきています。大きさも比較的小さく軽くなっておりますので、定期的に会議室を利用される場合は購入してしまう事もおすすめいたします。
※ オプション備品を無料で貸し出している会場もありますのでぜひ探してみてください。

5.トイレの数

人数の少ない会議では特に気にしなくてもよいのですが、100名以上の会議ともなると休憩時間に集中してしまうので注意が必要です。ホテルや高級会議室等ではほぼトイレの数は多く完備されておりますが、古い会場ですと1フロアに1,2個なんて会場も少なくありません。ご利用いただくお客様に並んでいただく事となってしまったり、トイレから参加者が帰ってこないことで会議の進行に遅れが出てしまうなんて事もあるかと思います。人数の多い会議での利用の際はぜひ気をつけて確認してください。

6.受付が設置できるか?

基本的に廊下(共有部)には受付を設置できない会場が多いです。受付が必要なイベントを開催する場合、廊下に受付を設置できるか?室内に受付を設置する場合は収容人数が減ってしまうので注意が必要です。

7.空調

夏場・冬場の利用時には「空調」も確認が必要です。古い会場の多くは各会議室毎の空調設定が行えない会場も多いです。また100名以上の会場では満席となった場合でもちゃんと空調が効くのか?も確認した方がよいですね。(人は結構熱を発するので、空調のスペックが悪いと効かなくなってしまうこともあるんですよね)

8.エレベーターの台数

こちらも大人数でのイベント時ですが、入退室の時間に人が集中してしまうため、エレベーターに長蛇の列ができてしまう事があります。また自分達のイベントは少人数でも、同じ会場同じ時間に大人数のイベントが開催された場合にも同様の事が発生します。収容人数に見合ったエレベーターの台数が完備されているか?また階段で降りることが可能か?も確認してみてください。
※ 低階層の方が大人数のイベントの時はトラブルが比較的少ないかと思います

9.スタッフが常駐しているか?

「格安」料金の会場の多くは、利用時間帯に会場スタッフが常駐していない事もあります。何かトラブルが発生した場合は会場スタッフに頼ってしまうもの。「格安」を選ぶのか「安心」を選ぶのかも会場選びのポイントですね。

10.ホスピタリティ

いろいろとチェックポイントを並べて来ましたが、最後は「人と人」。会場スタッフが利用するお客様のために誠心誠意対応してくれる会場は、やはり当日利用する際に「安心」して利用することができます。まだまだ成長段階にある「貸会議室」業界なので、サービスレベルもまだまだバラツキがあります。


実際に利用してみないと分からない所も多いですが、チェックポイントを知っておくと防げるトラブルも多いかと思います。ぜひMeeting Naviで様々な会場を探し、お客様に最適な貸会議室を見つけ出してください!


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